Cómo se opera
una obra, de
principio a fin

Los maestros

Son los datos que se reutilizan en todas las obras. Están en Maestros.

Los usuarios

Cada usuario se crea con un perfil —qué puede hacer— y un alcance —sobre qué obras—. Las dos condiciones se exigen juntas: alguien de terreno puede registrar jornadas, pero sólo en las obras donde trabaja.

Lo único obligatorio es el código —único en la empresa; se propone uno— y el nombre. Lo demás se puede completar después, pero conviene cargarlo ahora.

Una obra puede nacer En planificación y pasar a En ejecución cuando parte la faena. Sólo esos dos estados admiten registros nuevos.

El plan es el árbol de actividades y es lo que convierte el avance en un número defendible. Sin plan no hay avance: una obra sin partidas muestra «sin plan», que no es lo mismo que 0 %.

1. Las agrupaciones primero

   1 Obras preliminares, 2 Obra gruesa… y dentro de cada una sus partidas de detalle: 2.1 Excavaciones, 2.2 Fundaciones.

2. La ponderación, entre hermanas

   Suma 100 dentro de cada grupo, no sobre la obra completa. Si un grupo no suma 100, la aplicación calcula igual normalizando por la suma real y lo advierte: la cifra queda provisoria hasta cuadrar los pesos.

3. Unidad y cantidad planificada

   En las partidas que se pueden medir (m³, m², kg, un). Con eso el avance se registra por cantidad ejecutada, que es lo natural en terreno. Las demás se avanzan por porcentaje.

4. Fechas de inicio y término

   Son las que producen el avance planificado —la marca de la regla—. Las partidas sin fechas quedan fuera del cálculo, y la aplicación informa qué parte del plan está cubierta.

Se puede saltar. Una obra sin precios funciona exactamente igual: registra jornadas, avance, imprevistos e informes con normalidad. Lo único que no podrá hacer es emitir estados de pago.

La pantalla muestra el total de contrato y la cobertura: qué porcentaje del peso de la obra tiene precio cargado. Si dice 60 %, ese total cubre el 60 % de la obra y las partidas sin precio no entrarán al estado de pago.

Esto es el corazón del producto: todo lo demás sale de aquí. Se entra por Jornada de hoy en el menú, o desde la obra.

1. Se abre el día

   Hora de inicio, clima y responsable. El clima no es decoración: los días con clima adverso —lluvia, viento, calor o frío extremo— alimentan el informe con el que se justifica un plazo ante el mandante o la ITO.

2. Personal

   Quién trabajó y cuántas horas, por contratista. Marcando entrada y salida la aplicación descuenta la colación y separa horas normales de extraordinarias; o se declaran las horas a mano. Registrar dos veces a la misma persona corrige sus horas, no las duplica.

3. Avance

   Por cada partida trabajada: la cantidad ejecutada del día o el porcentaje acumulado.

   • Nunca supera el 100 %: una cantidad mayor a la planificada se rechaza diciendo por cuánto se pasa.
   • Un retroceso exige motivo y un permiso propio. Rehacer trabajo mal ejecutado pasa de verdad; un avance que baja sin explicación es un error de digitación.
   • La historia no se edita: corregir es registrar la corrección, con su antes y su después.

4. Materiales

   Ingresos, consumos, devoluciones, mermas y ajustes, con proveedor y número de documento. El saldo se calcula solo. Si un consumo lo deja negativo, se avisa pero no se bloquea: en obra el material se consume igual y a veces el ingreso se registra un día después.

5. Equipos

   Qué maquinaria trabajó, cuántas horas y con qué horómetro.

6. Imprevistos

   Un problema gestionable, con responsable, plazo y estado: atraso, calidad, seguridad, falta de material, clima, proveedor. Recibe un código correlativo para poder referirse a él por teléfono. Las observaciones sueltas van en el campo de observaciones de la jornada.

7. Fotografías

   Cada una queda pegada a lo que respalda —la jornada, el avance, el imprevisto— con su categoría, fecha, autor y, si el teléfono lo permite, dónde se tomó. Se optimizan al subirlas.

8. Se cierra el día

   El cierre consolida las HH, escribe la bitácora y reevalúa las alertas. Una jornada cerrada no se modifica: hay que reabrirla, lo que exige permiso propio, un motivo y queda auditado.

La bitácora se escribe sola

No hay que redactarla. Cada registro del día deja su línea con fecha, hora y autor. Se pueden agregar notas manuales, pero la historia está completa aunque nadie escriba nada.

El panel ordena la cartera por lo que hay que mirar primero: atrasadas, en atención, al día. Cada obra muestra su regla: la barra del avance real con la marca del planificado encima.

La ficha de la obra reúne lo que hay que saber:

• Avance real, planificado y HH acumuladas
• Cuándo termina — la fecha proyectada al ritmo de los últimos 30 días, comparada con la comprometida. Dice «a este ritmo terminas el 14 de marzo en vez del 2 de febrero», que es lo que se lleva a una reunión. No proyecta si falta historial o si la obra no avanza: una fecha inventada es peor que ninguna
• Contrato — cuánto se cobró y cuánto falta, si hay precios cargados
• Partidas con desviación, imprevistos abiertos y el registro del mes

Las alertas aparecen solas

Buscar —la lupa de la barra superior— encuentra por código o por texto en obras, partidas, imprevistos y documentos, siempre dentro de lo que cada uno puede ver.

1. Abrir el borrador

   Se indica hasta qué fecha se cubica y la aplicación propone el detalle: lo ejecutado a esa fecha, menos lo que ya se cobró antes. El período arranca solo donde cerró el anterior. Una obra tiene un solo borrador a la vez: dos personas cubicando el mismo período terminan cobrando dos veces lo mismo.

2. Ajustar el detalle

   Línea por línea, antes de emitir. Que la ITO apruebe menos de lo ejecutado es lo normal. Si conviene rehacer la propuesta, Recalcular desde el avance descarta los ajustes y vuelve a proponerla.

3. Emitir

   Le asigna el número correlativo de la obra —EP-001— y congela el documento: detalle, precios y nombres de partida quedan como están. El PDF sale con el detalle por partida y las líneas de firma. Un borrador también se imprime para revisarlo, y sale marcado como tal.

4. Seguir el documento

   Aprobado con fecha y monto aprobado —que puede diferir del emitido— y luego Pagado con fecha, monto y número de factura. Si hay que rehacerlo, anular conserva el número y pide el motivo.

Los montos son netos, en pesos: el IVA y las retenciones del contrato se aplican en el documento tributario, no en la cubicación. La bandeja Estados de pago del menú muestra los de todas las obras: qué falta emitir, qué está por cobrar y qué se pagó.

Todos salen del registro que ya se hizo. No hay que armar ninguno.

El mapa de la cartera muestra todas las obras sobre el territorio con su avance y su color.

Al marcarla Terminada o Cerrada, si no se indicó fecha real de término se registra la de hoy.

Antes de cerrar, conviene

1. Cerrar la última jornada

   Y comprobar que no queden días abiertos.

2. Resolver los imprevistos pendientes

   La aplicación exige escribir cómo se resolvió: uno cerrado sin resolución es una historia perdida.

3. Emitir el último estado de pago

   Y registrar su pago.

4. Cuadrar el plan

   Partidas terminadas al 100 % y anulado lo que no se ejecutó. Una partida anulada no arrastra el avance hacia abajo ni se cobra.

5. Descargar los informes de cierre

   Ejecutivo, avance, mano de obra y bitácora, y guardarlos en Documentos de la obra.